La décision a été prise : nous allons nous développer en Allemagne ! Puis la pandémie a éclaté de plein fouet. Allez-vous maintenir vos plans ou les mettre en attente ? Notre PDG Maurice a opté pour la première option et partage les obstacles qu'il a rencontrés lors de l'ouverture d'un bureau pour Online Payment Platform à Berlin. 

Pourquoi l'Allemagne était-elle un choix logique pour l'expansion internationale ?

"Nous pensons qu'il est important de soutenir nos clients localement. Pour eux, il est agréable de pouvoir communiquer avec nous dans leur propre langue et avec des personnes qui connaissent la culture. Comme nous faisons déjà des affaires avec certaines parties en Allemagne et que l'économie de la plateforme s'y développe rapidement, il était évident d'avoir une présence physique. De plus, un grand client allemand devait nous rejoindre dans un avenir proche, donc il n'était pas question pour nous de mettre les plans de côté.

Comment trouvez-vous un espace de bureau en pleine pandémie ?

"Cela a été un vrai défi. Nous recherchions un espace spécial qui correspondait à notre organisation et avions des critères clairs pour cela. Par exemple, nous ne sommes pas fans des bâtiments multi-locataires. Cela ne correspond pas non plus à nos politiques commerciales et de sécurité. Finalement, après de nombreuses recherches en ligne, nous avons trouvé un bureau très agréable et moderne dans le centre-ville." - Maurice Jongmans

"Cependant, lorsque nous avons contacté le courtier, la communication était un peu difficile. Vous vous apercevez qu'il y a une barrière linguistique et que le contact est un peu distant. Puis j'ai découvert qu'un agent immobilier en Allemagne fonctionne un peu différemment que chez nous. Par exemple, il n'y avait pas de plan avec les dimensions de l'espace disponible. De plus, les dessins différaient de ce que nous avions vu sur les photos. Lorsque nous avons essayé d'obtenir un plan avec des dimensions, nous avons rencontré une résistance. Il n'y avait d'autre choix que de voyager à Berlin pour voir (et mesurer) l'espace de nos propres yeux." 

Comment avez-vous sécurisé le voyage à Berlin en période de corona ?

"J'ai évalué diverses options de transport. Au final, voler était le meilleur choix, mais bien sûr avec un masque. C'était cependant une sensation étrange. Vous arrivez à un aéroport Schiphol presque vide et prenez le seul vol KLM de la journée pour Berlin. Dans l'avion, j'avais une rangée entière de sièges à ma disposition. À l'arrivée, la police militaire m'a demandé ce que j'étais venu faire et si mon voyage était vraiment nécessaire. De plus, en Allemagne à l'époque, ils avaient des règles plus strictes concernant les masques et il était également obligatoire de les porter dans les magasins."

"Le même après-midi, j'ai visité le bureau et mesuré les lieux et fait connaissance avec la société de location. Vous remarquez que même si vous ne pouvez pas serrer la main, cela aide énormément dans le contact et cela rend la communication immédiatement beaucoup plus agréable. Puis, après une nuit à l'hôtel, je suis rentré aux Pays-Bas."

A-t-il été difficile de mettre le bureau en marche ?

"Heureusement, la paperasse a pu être gérée parfaitement à distance, bien que le contrat de location ait dû encore être envoyé en Allemagne par coursier. Nous avons reçu la clé le 1er juillet. Pour nous assurer de pouvoir démarrer immédiatement, nous avions commandé tout le mobilier aux Pays-Bas et l'avions amené au bureau. Ensuite, nous avons conduit à Berlin en camionnette. Avec notre responsable des bureaux et notre responsable des opérations, j'ai reçu la clé et mis en place le bureau. Nous avons également immédiatement commencé à mener des entretiens d'embauche."

Comment avez-vous embauché et formé les employés ?

"Nous avions embauché Janneke aux Pays-Bas qui allait déménager à Berlin et diriger le bureau. Elle parle allemand et connaît bien les deux cultures ainsi que notre culture d'entreprise. Sur place, nous avons embauché deux autres employés locaux. L'intégration de ces collègues est différente de ce que nous ferions normalement, mais ici nous avons trouvé un bon moyen, notamment grâce aux moyens numériques.''

''Naturellement, nous respectons les mesures corona et suivons également de près les nouvelles concernant le corona et les conseils donnés en Allemagne. Nous avons également trouvé un bon équilibre entre le travail à domicile et au bureau. L'aspect social est tout simplement très important dans notre entreprise. Bien sûr, nous choisissons de voyager en dehors des heures de pointe afin que les personnes qui doivent prendre les transports publics n'aient pas à s'asseoir inutilement dans un train bondé." 

Quelle est l'idée la plus importante que vous avez tirée de cette expérience ?

"Vous constatez que bien que vous puissiez organiser beaucoup de choses numériquement de nos jours, le contact en face à face est finalement indispensable. Du moins, pour conclure ce genre de grandes transactions en Allemagne. En ce sens, cette expérience est une formidable confirmation de la nécessité pour notre organisation d'avoir une présence sur le terrain également."