De beslissing was genomen: we gaan uitbreiden naar Duitsland! Toen brak de pandemie in volle hevigheid uit. Zet je dan je plannen door of zet je ze in de wacht? Onze CEO Maurice koos voor het eerste en deelt welke obstakels hij tegenkwam bij het openen van een kantoor voor Online Payment Platform in Berlijn. 

Waarom was Duitsland een logische keuze voor internationale uitbreiding?

"We vinden het belangrijk om onze klanten lokaal te ondersteunen. Voor hen is het fijn om in hun eigen taal en met mensen die de cultuur kennen met ons te kunnen communiceren. Aangezien we al zaken doen met enkele partijen in Duitsland en de platformeconomie zich daar ook snel ontwikkelt, was het logisch om een fysieke aanwezigheid te hebben. Bovendien zou een grote Duitse klant zich bij ons aansluiten in de nabije toekomst, dus het was geen optie voor ons om de plannen op de lange baan te schuiven.

Hoe vind je kantoorruimte tijdens het hoogtepunt van de pandemie?

"Dit was nog best een uitdaging. We zochten naar een speciale ruimte die bij onze organisatie paste en hadden hier duidelijke criteria voor. We zijn bijvoorbeeld geen fans van multi-tenant gebouwen. Dit past ook niet bij ons bedrijfs- en beveiligingsbeleid. Uiteindelijk, na veel online zoeken, vonden we een erg mooi en modern kantoor in het stadscentrum." - Maurice Jongmans

"Toen we echter contact opnamen met de makelaar, verliep de communicatie wat stroef. Je merkt dat er een taalbarrière is en het contact is wat afstandelijk. Toen ontdekte ik dat een makelaar in Duitsland iets anders werkt dan bij ons. Bijvoorbeeld, er was geen plattegrond beschikbaar met de afmetingen van de ruimte. Ook verschilden de tekeningen van wat we op de foto's zagen. Toen we probeerden een plattegrond met afmetingen te bemachtigen, kregen we weerstand. Er zat niets anders op dan naar Berlijn te reizen om de ruimte met eigen ogen te zien (en meten)." 

Hoe heb je de reis naar Berlijn coronaproof gemaakt?

"Ik heb verschillende transportopties afgewogen. Uiteindelijk was vliegen de beste keuze, maar natuurlijk met een mondkapje. Het was echter een vreemde sensatie. Je arriveert op een bijna leeg Schiphol en neemt de enige KLM-vlucht van de dag naar Berlijn. In het vliegtuig had ik een volle rij stoelen tot mijn beschikking. Bij aankomst vroeg de militaire politie wat ik kwam doen en of mijn reis echt noodzakelijk was. Daarnaast hadden ze in Duitsland op dat moment strengere regels omtrent mondkapjes en was het ook verplicht deze in winkels te dragen."

"Diezelfde middag bezocht ik het kantoor, mat alles op en maakte kennis met het verhuurbedrijf. Je merkt dat, ook al kun je geen handen schudden, dit enorm helpt in het contact en meteen de communicatie veel aangenamer maakt. Vervolgens, na een nacht in een hotel, vloog ik terug naar Nederland."

Was het moeilijk om het kantoor operationeel te krijgen?

"Gelukkig kon al het papierwerk perfect op afstand worden geregeld, hoewel het huurcontract nog per koerier naar Duitsland moest worden gestuurd. We ontvingen de sleutel op 1 juli. Om ervoor te zorgen dat we meteen aan de slag konden, hadden we al het meubilair in Nederland besteld en naar het kantoor laten brengen. Vervolgens reden we met een busje naar Berlijn. Samen met onze officemanager en operations manager ontving ik de sleutel en richtten we het kantoor in. We begonnen ook direct met het voeren van sollicitatiegesprekken."

Hoe hebben jullie medewerkers geworven en getraind?

"We hadden Janneke aangenomen in Nederland, die naar Berlijn zou verhuizen en het kantoor zou runnen. Zij spreekt Duits en is vertrouwd met beide culturen en onze bedrijfscultuur. Ter plekke hebben we nog twee lokale medewerkers aangenomen. De introductie van deze collega's is anders dan we normaal zouden doen, maar we hebben hier een goede manier voor gevonden, onder andere met digitale middelen.''

''Natuurlijk houden we ons aan de coronamaatregelen en volgen we het nieuws over corona en de adviezen die in Duitsland worden gegeven op de voet. We hebben ook een goede balans gevonden tussen thuiswerken en op kantoor werken. Het sociale aspect is simpelweg ook erg belangrijk in ons bedrijf. Natuurlijk kiezen we ervoor om buiten de spits te reizen, zodat mensen die met het openbaar vervoer moeten komen niet onnodig in een volle trein hoeven te zitten." 

Wat is het belangrijkste inzicht dat je uit deze ervaring hebt gehaald?

"Je ziet dat, hoewel je tegenwoordig veel dingen digitaal kunt regelen, face-to-face contact uiteindelijk onmisbaar is. Althans bij het afsluiten van dit soort grotere transacties in Duitsland. In die zin is deze ervaring een geweldige bevestiging van de noodzaak voor onze organisatie om ter plaatse aanwezig te zijn."